西之表市の個人情報保護制度について

個人情報保護制度とは

 個人情報保護制度は、市民の皆さんの個人に関する情報について、市としての取扱いの原則を定めるとともに、皆さんが自分に関する情報がどのように記録されているかを知ることができ、もしも間違った情報が記録されている場合は、その訂正を求めることができる権利を保障する制度です。西之表市では、従来の電子計算組織利用に係る個人情報の保護に関する条例を全面的に見直し、平成17年7月1日から運用しています。
 なお、個人情報の開示等については、本人か本人の法定代理人が請求することができます。

個人情報とは

(条例第2条第1項)

 個人に関する情報であって、特定の個人が識別できるものをいい、例えば個人の氏名、住所、年齢、電話番号、職業、家族構成、病歴など、それを見れば特定の個人がわかってしまうすべての情報を言います。

個人情報を保有している市の機関(実施機関)は

(条例第2条第2項)

 市長部局(水道事業管理者としての市長を含む)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、議会

この条例の対象となる、個人情報とは

(条例第2条第3項)

 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報を組織的に利用するものとして、実施機関が保有しているもの(「保有個人情報」といいます。)をいい、対象となるのは、行政文書に記録されている個人情報に限ります。

実施機関における個人情報取り扱いのルールを定めています

【保有の制限】

(条例第3条)
 個人情報を保有するに当たっては、事務の遂行に必要な場合に限り、利用目的を特定した上で必要な範囲内で保有します。

【収集の制限】

(条例第4条)
 個人情報は、特に定められた場合を除き、本人から収集します。本人から直接書面により収集するときは、原則としてあらかじめ本人に対して利用目的を明示します。

【適正な管理】

(条例第5条、第6条)
 市が保有する個人情報の適正な管理のために次のように取り扱います。

  1. 個人情報が過去や現在の事実と合致するように努めます。
  2. 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止など、個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

【取扱者の義務】

(条例第7条)
 個人情報を取り扱う市の職員(市の職員であった者を含む。)や個人情報の取扱いを委託された者は、業務上知り得た個人情報の内容を、みだりに他人に知らせたり又は不当な目的のために利用しません。

【利用及び提供の制限】

(条例第8条)
 原則として、特定された利用目的以外には、利用したり提供したりしません。例外的に外部に提供した場合は、相手に個人情報の適切な取扱いを求めます。

個人情報取扱事務登録簿の作成

 事務担当課は、個人情報を取り扱う事務を開始するときや届け出た内容を変更する場合は、必ず届出をすることとしています。市では、この届出を元に、保有する個人情報の取扱い状況をわかりやすく示すために、「個人情報取扱事務登録簿」を作成しています。登録簿に記載されている内容は、(1)個人情報取扱事務の名称 (2)個人情報取扱事務を所掌する組織の名称 (3)個人情報の利用目的 (4)行政文書に記録されている個人情報の項目 (5)行政文書に記録される対象者の範囲 (6)記録情報の収集方法 (7)個人情報の提供先 などです。
 登録簿は、市役所1階情報公開コーナーに備え付けておりますので、市民の皆様はいつでも自由に閲覧することができます。

皆さんの請求権

【開示請求権】

 どなたでも、市が保有する公文書に記録されている自分の個人情報について、開示を請求することができます。また、未成年者又は成年被後見人の法定代理人は本人に代わって請求することができます。

【訂正請求権】

 開示決定に基づき開示を受けた公文書に記録されている自分の個人情報の内容が事実でないときは、個人情報を保有する実施機関に対して、その訂正、追加又は削除を請求することができます。ただし、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければなりません。

【利用停止請求権】

 開示決定基づき開示を受けた公文書に記録されている自分の個人情報が、条例に規定する取扱いの原則に違反して取り扱われていると認めるときは、その利用の停止、消去又は提供の停止を求めることができます。ただし、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければなりません。

開示請求等の情報

【請求の方法】

 請求書を、直接、情報公開窓口(市民生活課広報市民相談室)に持参するか、担当職員と相談の上請求書を作成し、提出してください。郵送により請求することもできます。ファクシミリや電子メールでの請求は受け付けておりませんので、ご了承ください。

【請求様式】

 目的に応じて、下記請求様式をご利用ください。
 ただし、「訂正請求」と「利用停止請求」については、条例や他の法令等に基づく開示を受けている必要があります。

【決定の期限】
  開示、訂正、利用停止を行うか否かについては、請求があった日から起算して15日以内に決定し、請求者にその結果を通知します。ただし、事務処理上困難な場合やその他の理由によりその決定を30日以内で延長することがあります。その場合も、延長の期間及び延長の理由を請求者に通知します。

【本人等の確認に必要な書類】

  1. 本人が請求する場合
     ア、運転免許証、旅券、外国人登録証明書、写真が貼付された国や地方公共団体の機関が発行した免許証などで、住所及び氏名が記載されているもの
     イ、請求者が本人であることを確認するに足りると実施機関が認める書類
     ウ、郵送で請求する場合は、ア及びイの書類の写しを複数添付
  2. 法定代理人が請求する場合
     ア、法定代理人にかかる運転免許証、旅券、外国人登録証明書、写真が貼付された国や地方公共団体の機関が発行した免許証などで、住所及び氏名が記載されているもの
     イ、戸籍謄本など、当該請求者が法定代理人であることを確認するに足りると実施機関が認める書類
     ウ、郵送で請求する場合は、アに記載する書類の写しを複数添付し、イに記載する書類の写しを添付

【開示に係る費用の負担】
 閲覧及び視聴の場合は無料ですが、写しの交付を受けられる方には、交付に要する費用を負担していただきます。また、郵送で請求される場合は、別途郵送料を負担していただきます。

開示に係る費用の負担一覧表
行政文書の種別 開示の実施の方法 金額
1 文書又は図画 複写機により複写したものの交付 白黒1枚につき10円、カラー1枚につき30円
2 録音テープ 録音カセットテープに複写したものの交付 当該写しの作成に要する費用に相当する額
3 ビデオテープ ビデオカセットテープに複写したものの交付 当該写しの作成に要する費用に相当する額
4 電磁的記録(1)(2の項又は3の項に該当するものを除く) 用紙に出力したものの交付 白黒1枚につき10円、カラー1枚につき30円
4 電磁的記録(2)(2の項又は3の項に該当するものを除く) フレキシブルディスクカートリッジに複写したものの交付 当該写しの作成に要する費用に相当する額

決定に不服があるとき

【不服申立て】
 不開示決定、不訂正決定及び利用不停止決定等について不服があるときは、実施機関に対して、行
政不服審査法に基づく異議申立てができます。

【情報公開・個人情報保護審査会】
 皆さんから提出された異議申立ては、実施機関が異議申立てを却下するとき、決定の取り消しや変更等を行う場合などを除き、この「審査会」に諮問され、実施機関の決定について審議してもらいます。異議申立てを提出された方は、審査会に対して、資料を提出したり、意見を述べたりすることができます。

この記事に関するお問い合わせ先

総務課法制文書係
電話番号0997-22-1111(内線 277)
ファックス番号0997-22-0295
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